Siga essas dicas e torne suas reuniões mais produtivas

Siga essas dicas e torne suas reuniões mais produtivas

Já virou até motivo de piada o assunto reunião, muitas pessoas são adeptas a frase “uma reunião que poderia ser um e-mail”. O fato é que é possível tornar as reuniões de trabalho muito mais produtivas e utilizar o tempo extra para colocar as resoluções em prática. 

Foi pensando nisso que o autor Steven Rogelberg, autor de “The Surprising Science of Meetings” deu algumas dicas de ouro ao jornal HuffPost para que essas reuniões sejam realmente úteis. Rogelberg é especialista no assunto e está na área há 20 anos, baseando seu conhecimento em pesquisas, estudos e experiências reais.

A primeira dica é ser consciente, se você convocou a reunião, não leve em consideração apenas a sua satisfação. Certifique-se que os outros participantes também acham que a reunião funciona, considerando estrutura, tempo e oportunidade de fala. “Faça uma pesquisa rápida de 3 minutos com as pessoas que participam regularmente de suas reuniões para saber o que funciona bem nelas, o que não funciona tão bem e o que você poderia fazer melhor”, sugere o autor.

Além de falar com as outras pessoas, é preciso também observar o que o outro não fala. Se durante a reunião alguém está dormindo, desenhando ou mexendo no celular, significa que ela não está sendo bem dirigida.

Em se tratando dos outros, não seja egoísta e desperdice o tempo que as outras pessoas poderiam estar produzindo para a própria instituição. Sendo assim, antes de marcar, sempre certifique-se se é realmente necessário convocar aquelas pessoas. 

Se o objetivo da reunião for apenas passar alguma informação, sem a participação ativa das outras pessoas, você pode utilizar outros canais, como o próprio e-mail. Agora se você deseja ouvir opiniões e abrir discussões, talvez seja melhor fazer a reunião. 

O tempo de duração é algo que deve ser planejado. Contudo, não considere que toda reunião tem que durar uma hora exata. Rogelberg considera que diminuir o tempo pode melhorar o desempenho dos participantes. 

Assim como o tempo, controle também o número de participantes da reunião. Muitas vezes um número menor de pessoas é o suficiente e pode passar as informações para os demais. Como referência, existe a “regra de duas pizzas”, seguida pela Amazon, que considera que toda reunião deve ter um número de pessoas que possa ser alimentado por duas pizzas. 

Para que a informação chegue para todo mundo, Rogelberg recomenda utilizar a famosa ata de reunião. Deixe alguém responsável por observar e anotar os pontos importantes e depois disponibilize o material na Intranet ou por e-mail.

Agora durante a pandemia do novo coronavírus o home office passou a ser uma opção mais utilizada pelas empresas. Neste caso, o papel do líder é incluir os funcionários que não estão presentes para que eles tenham voz e participem ativamente da reunião. Uma estratégia é sempre pedir que quem esteja participando de maneira online se identifique antes, para que todos o conheça. Além disso, é vantajoso utilizar a ligação de vídeo, não só o telefone comum.

Por fim, é preciso saber encerrar uma reunião. Se as coisas não estão indo como o planejado, o líder pode decretar o fim. “Francamente, não há problema se o líder disser: ‘Sabe de uma coisa, vamos parar por aqui. Conseguimos cobrir isto, isto e mais aquilo.’”, expõe Rogelberg.

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